Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Zakres i relacja do regulaminu

Niniejsza umowa powierzenia stanowi część regulaminu i ma zastosowanie zawsze, gdy przetwarzamy dane osobowe w Twoim imieniu w toku świadczenia usługi miraride. W razie sprzeczności z regulaminem w kwestiach ochrony danych pierwszeństwo ma niniejsza umowa.

Administratorem tych danych osobowych jesteś Ty. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Pojęcia takie jak „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „administrator”, „podmiot przetwarzający”, „osoba, której dane dotyczą” i „naruszenie ochrony danych osobowych” mają znaczenie nadane im w rozporządzeniu (UE) 2016/679.

Możesz poprosić o egzemplarz podpisany w naszym imieniu, pisząc do nas. Nie wymagamy wynegocjowanej umowy przed rozpoczęciem korzystania i nie pobieramy za nią opłaty.

2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel

Przedmiot i czas trwania: przetwarzanie danych osobowych w celu świadczenia usługi miraride, przez czas obowiązywania Twojej umowy z nami oraz przez okres wygaszania opisany w punkcie 10.

Charakter i cel: hosting, przechowywanie, wyszukiwanie, porządkowanie, przesyłanie pocztą elektroniczną na Twoje polecenie, generowanie dokumentów, szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych i usuwanie — wszystko po to, by prowadzić witrynę i panel, z których korzystasz.

Kategorie osób, których dane dotyczą:

• Twoi klienci i potencjalni klienci: kupujący, najemcy i osoby składające zapytanie przez Twoją witrynę.
• Kierowcy wskazani w rezerwacji najmu, w tym kierowcy dodatkowi.
• Strony wskazane w dokumencie, który wystawiasz.
• Członkowie Twojego zespołu, jako użytkownicy Twojego panelu.

3. Kategorie danych osobowych

Usługa jest zaprojektowana do przetwarzania poniższych danych i nie powinieneś przechowywać w niej danych istotnie odmiennych:

• Dane identyfikacyjne: imiona i nazwiska oraz dane stron wskazane w dokumencie.
• Dane kontaktowe: adresy e-mail, numery telefonów, identyfikatory w komunikatorach i adresy pocztowe.
• Dane najmu i kierowcy: data urodzenia, numer prawa jazdy, kraj wydania, data wydania i data ważności.
• Identyfikatory firmowe: nazwy firm, numery identyfikacji podatkowej i dane rejestrowe.
• Dane transakcyjne: zapytania, rezerwacje, ceny, kaucje, rozliczenia i wystawione dokumenty.
• Notatki własne, które piszesz o kliencie, stanie pojazdu przy najmie lub anulowaniu.

4. Przetwarzanie wyłącznie na Twoje polecenie

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, w tym w zakresie przekazywania ich do państwa trzeciego. Korzystanie przez Ciebie z usługi wraz z regulaminem i niniejszą umową stanowi te polecenia; cokolwiek poza nimi wymaga odrębnego pisemnego polecenia z Twojej strony.

Możemy przetwarzać dane osobowe, gdy wymaga tego prawo Unii Europejskiej lub prawo estońskie. W takim przypadku poinformujemy Cię przed przetwarzaniem, chyba że prawo tego zakazuje.

Jeśli uznamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformujemy Cię o tym i możemy wstrzymać wykonanie tego polecenia do czasu wyjaśnienia.

5. Poufność personelu

Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w Twoim imieniu mają wyłącznie osoby, którym jest on niezbędny do prowadzenia lub wspierania usługi. Każda z nich jest związana pisemnym obowiązkiem zachowania poufności, który trwa po zakończeniu współpracy, i każda ma dostęp tylko do tego, czego wymaga jej rola.

6. Bezpieczeństwo przetwarzania

Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz ryzyka związane z przetwarzaniem, wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO. Obejmują one:

• Uwierzytelnione szyfrowanie wskazanych pól osobowych i poufnych, związane z polem oraz zakresem salonu lub rekordu; kontrola dostępu i prywatne przechowywanie chronią pliki i pozostałe pola.
• Szyfrowanie w tranzycie z użyciem aktualnego TLS.
• Izolację danych poszczególnych salonów: każde zapytanie jest zawężone do salonu wynikającego z hosta żądania, a każdy powiązany rekord sprawdzany względem tego salonu osobno.
• Kontrolę dostępu: uwierzytelnione sesje przypisane do hosta i oznaczone HTTP-only, ochronę przed CSRF przy każdej modyfikacji oraz wymóg aktywnego członkostwa przy każdym prywatnym punkcie końcowym.
• Wyłączenie danych osobowych z logów aplikacji i zdarzeń audytowych.
• Zaszyfrowane kopie zapasowe z odtwarzaniem do punktu w czasie oraz udokumentowaną procedurę przywracania.
• Udokumentowany proces testowania, oceny i doskonalenia tych środków.

7. Podprocesorzy

Udzielasz nam ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów. Obecnie zaangażowani są wymienieni na naszej stronie podprocesorów, która stanowi część niniejszej umowy.

Uprzedzimy Cię e-mailem co najmniej trzydzieści dni przed dodaniem lub zmianą podprocesora. W tym terminie możesz zgłosić uzasadniony sprzeciw z przyczyn dotyczących ochrony danych; jeśli nie uda się go rozwiązać, możesz zrezygnować z objętej nim części usługi bez kary za pozostały opłacony okres.

Każdy podprocesor jest zaangażowany na podstawie pisemnej umowy nakładającej obowiązki zapewniające ochronę danych co najmniej na poziomie niniejszej umowy. Pozostajemy wobec Ciebie w pełni odpowiedzialni za ich działania.

8. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą

Panel daje Ci bezpośredni dostęp do przechowywanych danych osobowych, więc większość wniosków obsłużysz samodzielnie. Tam, gdzie nie możesz, pomożemy Ci odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, w miarę możliwości, w wywiązaniu się z obowiązku odpowiedzi na wnioski o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie lub sprzeciw.

Jeśli osoba, której dane dotyczą, zwróci się bezpośrednio do nas w sprawie danych przetwarzanych w Twoim imieniu, nie odpowiemy merytorycznie sami. Wskażemy jej kontakt do Ciebie i przekażemy Ci wniosek bez zbędnej zwłoki.

Panel i nasz proces wsparcia umożliwiają eksport, poprawianie, ograniczanie i usuwanie danych. Na pisemny wniosek zapewniamy dodatkową rozsądną pomoc w ustawowym terminie.

9. Pomoc w zakresie bezpieczeństwa, oceny skutków i naruszeń

Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne nam informacje, pomożemy Ci w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO — bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń organowi nadzorczemu i osobom, których dane dotyczą, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji.

Powiadomimy Cię o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych przetwarzanych w Twoim imieniu bez zbędnej zwłoki po powzięciu o nim wiadomości. Zgłoszenie opisze charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, prawdopodobne konsekwencje, podjęte lub proponowane środki oraz punkt kontaktowy — przekazując to, co jest wiadome w danej chwili, a resztę w miarę ustalania, zamiast opóźniać pierwsze zgłoszenie do czasu wyjaśnienia wszystkiego.

10. Zwrot i usunięcie

Po zakończeniu świadczenia usług dla Twojego konta wybierasz zwrot lub usunięcie w procesie zamknięcia przez właściciela albo przez udokumentowane instrukcje. Zwykłe zamknięcie daje trzydzieści dni na pobranie przed usunięciem; aktywne przejście do innego dostawcy i późniejszy okres pobierania mają pierwszeństwo. Samo anulowanie płatności nie nakazuje usunięcia. Musisz wyeksportować zapisy wymagane w Twojej jurysdykcji.

Aktywne dane są usuwane z końcem trzydziestodniowego okresu po zakończeniu, z wyjątkiem sytuacji, w których prawo Unii Europejskiej lub prawo estońskie nakazuje nam coś zachować — wtedy zachowujemy wyłącznie to i wyłącznie na wymagany okres.

Dane osobowe obecne w zaszyfrowanych kopiach zapasowych znikają wraz z rotacją tych kopii poza okno przechowywania, a nie są kasowane z każdej kopii z osobna. Po wniosku o usunięcie kopie nie są przywracane do środowiska produkcyjnego, poza odtworzeniem po awarii — a wtedy usunięcie jest wykonywane ponownie.

11. Audyty

Udostępnimy Ci wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 oraz umożliwimy audyty, w tym inspekcje, przeprowadzane przez Ciebie lub audytora przez Ciebie upoważnionego, i będziemy się do nich przyczyniać.

Najpierw udostępniamy dokumentację i odpowiadamy na istotne pytania. Rutynowe kontrole zwykle wymagają trzydziestodniowego zawiadomienia i odbywają się raz na dwanaście miesięcy, w godzinach pracy, z zachowaniem poufności i ochroną innych klientów. Limity nie uniemożliwiają audytu uzasadnionego naruszeniem, wiarygodnymi wątpliwościami zgodności lub wymaganiem organu; krótsze zawiadomienie i dodatkowe audyty są dopuszczalne, gdy konieczne.

Ponosisz własne koszty audytu. Opłata za naszą dodatkową pomoc musi być rozsądna, proporcjonalna i uzgodniona z góry, nie może zniechęcać do koniecznego audytu ani warunkować wykonania obowiązkowych zobowiązań z art. 28.

12. Przekazywanie międzynarodowe

Główne zasoby i bazy są hostowane w Niemczech. Wymienieni dostawcy mogą przetwarzać globalnie, także poza EOG. Transfery objęte ograniczeniami opierają się na stosownych decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzulach Komisji i odpowiednich dodatkowych środkach. Role, dane, lokalizacje i zabezpieczenia opisano na stronie dostawców; kopie lub informacje o zabezpieczeniach są dostępne na żądanie.

Polecasz nam dokonywanie tych przekazań w celu świadczenia usługi. Zawieramy wymagane warunki transferu z każdym podprocesorem we własnym łańcuchu umownym i na żądanie udostępniamy informacje o zabezpieczeniach.

13. Odpowiedzialność

Ograniczenia odpowiedzialności z regulaminu mają zastosowanie do niniejszej umowy. Nie ograniczają ani nie wyłączają odpowiedzialności żadnej ze stron wobec osoby, której dane dotyczą, ani wobec organu nadzorczego, na podstawie art. 82 RODO ani innego bezwzględnie obowiązującego przepisu o ochronie danych.

14. Instrukcje i zachowane dowody

Instrukcje salonu obejmują przyjmowanie zapytań, zdjęcia sprzedających, autoryzowaną pocztę i przekazywanie do wybranych serwisów ogłoszeniowych. Dane zespołu dotyczące salonu przetwarzamy na Twoją rzecz; globalne uwierzytelnianie i nasza administracja podlegają Polityce prywatności. Niezależne serwisy ogłoszeniowe i wyszukiwanie adresów Google zachowują własne role.

Usunięcie danych nie zmienia danych utrwalonych w wystawionych dokumentach, oryginalnych plików ani dowodów dostarczenia. Salon ocenia obowiązki księgowe, podatkowe i dotyczące roszczeń, dokumentuje podstawy oraz termin wygaśnięcia lub przeglądu dowodów, wyjaśnia częściową odmowę i organizuje usunięcie, gdy dozwolone. Usunięcie pól operacyjnych nie usuwa oryginalnego PDF. Zamknięcie konta usuwa zapisy po okresie pobierania, więc zachowaj wymagane zapisy osobno.